Evaluatie en aanbevelingen

Evaluatie en aanbevelingen

Voorbereidingsfase

Een goede voorbereiding is het halve werk en een belangrijke voorwaarde voor een geslaagde studiereis.
Check je reisdata met nationale feestdagen/vakantieplanningen in het land van bestemming. Een simpele tip die ervoor kan zorgen dat je optimaal gebruik kunt maken van de beschikbare tijd ter plaatse. Start, zodra de bestemming van de reis bekend is met het verdelen van de taken binnen de groep. Wij hebben hiervoor commissies ingesteld die op afgesproken tijdstippen hun werkzaamheden terugkoppelen naar de voorzitter(s). Gezien de groepsgrootte is gekozen voor twee voorzitters. Laat mensen zoveel mogelijk kiezen om een taak uit te voeren die past bij hun belangstelling en/of voorkeur van teamrol. Maak een heldere planning waarin duidelijk zichtbaar is in welke volgorde de taken plaats moeten vinden, zodat er geen vertragingen ontstaan omdat men op elkaar moet wachten.
Een belangrijke leerervaring is geweest om naast de voorzitter ook een procesbegeleider aan te wijzen tijdens de vergaderingen. Het gezamenlijk voorbereiden van een reis leert je veel over groepsdynamica. De voorzitter stelt de agenda op, verdeelt taken, geeft kaders mee en bewaakt de voortgang. Wanneer er twee voorzitters zijn, is hierin een goede taakafstemming essentieel. Voor de groep is dan duidelijk is bij wie men waarvoor terecht kan.
Een procesbegeleider begeleidt het groepsproces en zorgt voor een goede sfeer. In onze groep werd de rol van procesbegeleider tijdens de vergaderingen steeds door iemand anders vervuld. Tijdens de reis, werd elke dag steeds twee andere dagvoorzitter aangesteld.
Het meest lastige in dit traject is het definiëren van een goede onderzoeksvraag. Zodra die staat, kunnen plannen gemaakt worden hoe data verzameld gaat worden. Start hier dus vroeg mee.
Nadat de taken verdeeld waren en commissies aan de slag konden, verliep het traject voorspoedig. Voor de commissies was helder wat hun mandaat was en met welk budget zij rekening dienden te houden. Op het moment dat er keuzes gemaakt moesten worden op individueel niveau, werd dit via een formulier aan de deelnemers voorgelegd (keuze hotel, wel/niet ruimbagage mee).

Contacten

We zijn 10 maanden voor vertrek begonnen met het leggen van contacten. Het eerste contact werd steeds per mail gelegd waarin duidelijk werd aangegeven wie we waren, welk onderzoek we wilden doen (met hoofdvraag en deelvragen) en in welke week we een bezoek wilden brengen.
Als verbeterpunt kan worden aangemerkt dat het belangrijk is om, voordat je beslissing maakt over een land, vooraf nadenkt over de mogelijkheden van het bezoeken van scholen. Binnen onze groep is vooraf een beslissing gemaakt en bleek achteraf dat het bezoeken van scholen maar beperkt kon plaatsvinden.
De volgende kanalen zijn benut:
– Persoonlijk bezoekje aan International Office van Driestar Educatief (DE) voor eventuele contacten met christelijke scholen in Zweden, bij voorkeur in Stockholm.
– Met mailgegevens via DE vervolgens contact per mail gelegd.
– Kunskapsskolan Nederland (mail, telefonisch en bezoek gebracht in Den Haag).
– Nederlandse Ambassade in Stockholm via mail.
– Afdeling Onderwijs van de Gemeente Stockholm via mail.
– Met de CEO van Kunskapsskolan Zweden via mail en telefonisch contact.
– International Office van Stockholm University per mail.
– Mail contact met Zweedse directeur die aanwezig was op de European Conference for Christian Education in Apeldoorn.
– Poging tot contact met het Ministerie van Onderwijs in Zweden (in Brussel) via contactpersoon op Ministerie in Nederland.
– Via website van de Nederlandse school in Stockholm contact gelegd, daarna telefonisch gesprek met uitnodiging.
Op niet alle mailverzoeken werd gereageerd, of er volgde een afwijzing of doorverwijzing. Wat het proces bemoeilijkte was dat we met de afzonderlijke Kunskapsskolan scholen in Stockholm niet zelf afspraken konden regelen voor een bezoek. Vanwege de vele aanvragen die wereldwijd gedaan worden heeft men besloten dat alleen via een afdeling van Kunskapsskolan in eigen land, of via het hoofdkantoor in Zweden, bezoeken georganiseerd kunnen worden via de afdeling Reizen. Dat was echter geen optie voor ons omdat we ons eigen programma wilde samenstellen en er een fors prijskaartje aan het georganiseerde programma hing.
Twee zaken hebben uiteindelijk geleid tot 2 uitnodigingen op Kunskapsskolan scholen:
– Telefonisch gesprek met de CEO van Kunskapsskolan, mevrouw Cecilia Carnefeldt, waaruit bleek dat zij geïnteresseerd was in onze interesse als masterstudenten en een uitzondering op het beleid wilde maken.
– Interesse vanuit Kunskapsskolan Nederland zelf nadat ook zij helder hadden dat het om een masteronderzoek ging waar zij zelf ook hun voordeel mee konden doen.
Advies is om met name telefonisch in contact te komen met de betreffende instanties. Een verzoek per mail kan gemakkelijker afgewimpeld worden dan een persoonlijk verzoek. De ingang tot een telefonisch gesprek of bezoek is echter een zaak van aanhouden en een lange adem.
Een korte terugkoppeling (met attentie) na de studiereis naar de desbetreffende personen werd gewaardeerd.

Financiën

De kosten van de studiereis maken deel uit van de totale opleidingskosten. Omdat er nauwelijks meer subsidieregelingen zijn voor dit soort reizen, is het belangrijk om vooraf goed met je organisatie af te stemmen door wie deze kosten worden betaald. In principe heeft je directie hier in het startcontract voor getekend. Check dit vooraf zodat je niet voor verrassingen komt de staan.
Stel een begroting op van de te verwachten uitgaven. Ga uit van een vast budget per deelnemer.
Let er op dat je optionele kosten zoals bijvoorbeeld de toeslag voor een één persoonskamer of andere individuele keuzes goed registreert en afspraken maakt over hoe deze worden afgerekend.
Stem de bedragen af met de afdeling financiën van de Driestar. Als je de bedragen kunt onderbouwen, kun je met hen overeen komen om een voorschot te verstrekken of rechtstreeks grote bedragen (bijvoorbeeld accommodatie- en transport kosten) voor te financieren. Denk vooraf na over een format hoe deze bedragen achteraf worden verantwoord.
Om kosten te besparen, raden wij je aan de vliegtickets door één persoon te laten boeken. Maak als groep goede afspraken over annuleringskosten. Een annuleringsverzekering moet direct bij boeking worden afgesloten, niet alle gezamenlijke kosten kunnen onder een annuleringsverzekering vallen.
Stel twee mensen aan die financieel vaardig zijn. Maak één persoon verantwoordelijk voor het bijhouden van de uitgaven en het maken van een centrale afrekening achteraf en laat de ander dat controleren. Dit geeft veel duidelijkheid tijdens en na de reis.
Verder is het aan te raden om te werken met een gezamenlijke pot voor gezamenlijke kosten die niet onder de begroting vallen zoals bijvoorbeeld eten & drinken. Ook hierbij is het verstandig om vooraf goede afspraken te maken over wat wel en wat niet uit de pot betaald wordt (bijvoorbeeld het nuttigen van alcohol). Zorg ook hier dat twee mensen verantwoordelijk zijn voor de financiën.

 

Verslaglegging

Wij hebben ervoor gekozen om de verslaglegging digitaal te doen. Op die manier kon een goed beeld gegeven worden van wat er tijdens de studiereis is beleefd en uitgevoerd. Het is een leuke manier om het thuisfront, de collega’s en andere betrokkenen mee te laten leven. De website werd beheerd door een technisch persoon die de website heeft gebouwd en een tweede persoon om de artistieke vormgeving te bewaken.

De punten die we mee hebben genomen van het vorige cohort waren:
• Het ontkoppelen van het onderzoeksgedeelte van het reisverslag.
• Het onmiddellijk verwerken van de indrukken.
• Een format te gebruiken voor de blogs.

Ondanks dat we ons goed hadden voorbereid en het op zich allemaal goed verlopen is, zijn er toch nog een paar puntjes die de aandacht verdienen!
• Houd er rekening mee dat wanneer je video’s wilt plaatsen je een account aan moet maken bij bijvoorbeeld youtube. Je hoeft dan alleen een link te plaatsen, dit bespaart je ruimte op de website.
• Zorg ervoor dat je genoeg tijd hebt om de filmpjes te bewerken, het kan een langdurig proces zijn en nachtrust kosten.
• Probeer een format aan te houden waarin je de gegevens aangeleverd krijgt zodat je niet iedere keer aan de opmaak hoeft te werken.
• Denk zeker niet dat een website een simpele vervanging is van een schriftelijke verslaglegging. Er komt meer bij kijken dat je denkt en vergt dan ook redelijk veel tijd en energie van de groep.
• Voor de mensen die het nog nooit gedaan hebben, verdiep je tijdig in het maken van de website.
Het maken van de teksten en de filmpjes waren een leuke afwisseling op het serieuze werk van het onderzoek. Vooral de samenwerking binnen de groep bij het maken van de filmpjes was een voorbeeld van hoe zo een studiereis moet zijn. Iedereen was bereid om zijn uiterste best te doen om een goed resultaat te behalen. Zelfs als het betekende dat het opnieuw moest en extra tijd kostte.

Door de samenwerking tussen de beheerder van de site en de artistieke inzichten van de 2e persoon, maar natuurlijk ook de hulp van alle deelnemers, is het een goed leesbare site geworden waar we trots op kunnen zijn.

 

Verblijf

Een reis waarbij je vijf dagen intensief met elkaar op trekt, is heel wat anders dan een dag samen door brengen in de klas.

Als het goed is hebben jullie je uitstekend voorbereid en loopt alles volgens plan. Toch zullen er altijd zaken zijn die net iets anders lopen dan verwacht.
Een goede communicatie en heldere verwachtingen naar elkaar uitspreken is belangrijk.
Dit kan door vooraf afspraken, te maken maar ook tijdens de reis tijd te nemen om deze verwachtingen te toetsen en eventueel bij te stellen.
Laat de dagvoorzitter(s) bewaken dat elke dag besproken wordt wat er goed ging en waar zaken aangepast kunnen worden.
Bedenk van te voren een leuke werkvorm over hoe je de dag kunt afsluiten en je je kunt voorbereiden op de volgende dag.
En vergeet vooral niet te genieten.